工作时间:

这个职位的工作时间是7小时.5小时(上午8点至下午6点)，不包括半小时或1小时的午餐时间.  这些工作时间将在雇佣之初由主管和员工商定.

请注意这个职位有时需要在晚上或周末工作，员工可以选择在正常时间之外或代替正常时间工作.

简介: 

为学生事务主任提供行政支持, 无障碍服务和学生行为干预中心主任, 如有需要，亦会联络学生事务处其他人员. 以相当的独立性和判断力管理办公室的日常活动, 并在执行指定职责时作出正确的判断. 必须能够保持学生互动和重要文件的机密性.  履行分配的职责, 职责, 和任务根据既定的做法, 程序, 技术, 以安全、有效的方式和最少的监督来制定标准.

主要职责:

1. 为员工安排约会，给学生打提醒电话.  接待并协助访客和来电者, 将他们转介给主管或其他适当的办公室. 
2. 以专业和外交的方式处理有挑战性的学生互动, 在任何时候都要保持一个平静、礼貌的办公环境. 以外交方式处理投诉和冲突，以化解潜在的不稳定局势. 
3. 为学生行为管理过程提供行政支持，包括与学生联系, 安排会议或听证会, 管理学生信件, 维护学生违规行为和转介的报告, 处理学生的投诉, 上诉, 和不满. 
4. 作为护理小组会议的记录员，记录有关学生转诊和威胁评估的重要讨论.  确保会议讨论在保密的情况下进行. 
5. 利用报告软件(Maxient)跟踪事件转诊和流程.
6. 处理机密信息，例如但不限于“防止滥用令”(PFA), 心理评估, 学生申诉信, 以及其他敏感的学生信息.
7. Manage the day-to-day 活动 of the office; maintain files, 电话及邮寄名单, and necessary office supplies; monitors division budget and expenditures to assure purchases are within the budget.
8. 利用企业资源规划软件(ERP - Ellucian Colleague)完成必要的部门任务，包括但不限于访问学生信息, 创建Dean hold, 记录学生行为记录, 处理发票, 核对预算分录. 
9. 发起和处理表单，如采购订单, 请购单, 旅游形式, 打印请求, 以及差旅费报销. 按要求安排各部门的差旅安排.
10. 维护与校园书店的业务关系, 跟踪并提交毕业典礼礼仪订单和其他毕业典礼相关费用. 
11. 根据需要，在规定的期限内准备部门报告、董事会报告和奖助金报告.  跟踪年度单位报告和评估计划.
12. 为学生事务部门提供每周入学报告的行政支持.
13. 维护院长的日程表, 及时了解各种约会和会议, 预定会议室和其他必要的安排，包括组织材料, 发出会议通知, 协调餐饮细节. 
14. 准备几分钟, 正式的报告, 以及其他内部和外部团体和组织的文件. 担任校园生活委员会的记录员和记录员.   
15. 与无障碍服务人员一起处理与学生入学有关的活动，如接收机密文件, 安排学生预约, 还有后续的电话. 
16. 评估所有收到的信件，以确定哪些事项需要主管立即关注. 
17. 协助并提供各种特殊活动的支持, 活动, 分配的作业和项目，包括但不限于年度毕业典礼和新生培训.
18. 对所有与学生事务处有关的事宜保密，包括组织计划, 学生行为记录及相关事宜, 工资福利, 人事方面.
19. 与保安部合作，联系丢失的学生 & 发现物品.
20. 按照学院建立的程序处理来自执法人员的询问. 
21. 完成分配的其他与工作相关的职责.

管理职责:                                               

这份工作没有监督职责.

资格:

成功地完成这项工作, 个人必须能够圆满地履行每一项基本职责.     下面列出的要求代表了所需的知识、技能和/或能力. 可以提供合理的便利，使残疾人能够履行基本职能.

教育及/或工作经历:                                               

要求:

• 副学士学位，至少三(3)年在专业办公环境中担任行政助理的秘书工作经验. 没有以上大学要求的个人必须具有高中文凭，并在专业办公环境中担任行政助理的全职秘书工作6年
• 必须具备先进的计算机技能和熟练使用标准办公设备.  应具备互联网软件浏览器的知识.

首选:

• 有教育工作经验者优先考虑
• 有处理预算报告，采购和发票的经验
• 有组织特别活动的经验
• 有管理机密信息的经验
• 双语:英语/西班牙语

计算机技能:                                               

成功地完成这项工作, 个人应熟练使用MS Office (Excel), 词, 演示文稿), 前景, 和互联网使用情况.

其他技能和能力:                                               

必须具备优秀的书面和口头沟通能力.

必须具备优秀的人际交往和组织能力.

沟通技巧:

能够阅读和解释安全规则等文件, 操作和维护说明, 以及程序手册.  能够撰写日常报告和信函.  能够在学生，教师或组织工作人员面前有效地发言.

数学技能:                                               

添加能力, 减去, 乘, 所有的度量单位都是等分的, 使用整数, 常见的分数, 和小数.  能够计算比率、比率和百分比.

推理能力:                                               

运用常识理解执行书面指示的能力, 口服, 或者图表形式.  能够在标准化的情况下处理涉及多个具体变量的问题.

物理的要求:

这里描述的身体需求代表了员工要成功地完成这项工作的基本职能所必须满足的要求. 可以提供合理的便利，使残疾人能够履行基本职能.

在履行这项工作的职责时，员工经常被要求坐下来说话或倾听. 员工有时需要用手来指、握或感觉. 员工必须偶尔举起或移动25磅的重量. 这份工作所要求的特殊视觉能力包括近距离视觉和调整焦点的能力.

工作环境:

这里描述的工作环境特征代表了员工在执行这项工作的基本职能时所遇到的环境特征. 可以提供合理的便利，使残疾人能够履行基本职能.

工作环境中的噪音水平通常是适中的.